Vedrørende Turbine Forlagets behandling af personoplysninger i forhold til jobansøgere og ansatte

Dette dokument er en orientering fra Turbine Forlaget, i det følgende benævnt “os” / “vi” / “Turbine Forlaget” til jobansøgere og ansatte.

Turbine Forlaget (/”os” / “vi”) er:

TURBINE FORLAGET A/S
Balticagade 10B, 2 th.
8000 Aarhus C
Cvr. nr. 27979432
[email protected]
Tlf. 86 12 79 16

Formålet med denne orientering er, at opfylde vores oplysningspligt overfor jobansøgere og ansatte efter persondataforordningens artikel 13.

Formålet med vores behandling af oplysninger om jobansøgere/ansatte og de legitime inte- resser, der forfølges hermed er administration af vore rekrutteringsprocedurer, lønudbetalin- ger, revidering af ansættelsesvilkår, fratrædelse/afskedigelse.

De registrerede personer omhandlet i denne orientering er jobansøgere og ansatte.

Oplysningerne

De oplysninger vi behandler om dig som jobansøger er:

Navn, adresse, telefonnummer, mail, CV, eksamensbeviser og andre oplysninger, du måtte vælge at medtage i jobansøgningen.

Såfremt du er/bliver ansat, er de oplysninger vi behandler om ansatte følgende:

Navn, cpr. nr., adresse, telefonnummer, mail, stillingsbetegnelse, ansættelsesvilkår, konto- nummer, lønhistorik, fravær (ikke oplysninger om diagnose i tilfælde af fravær, men blot det forhold, at du er/har været/vil være fraværende i et givent tidsrum).

Se nedenfor vedrørende følsomme oplysninger.

Særligt omkring behandling af jobansøgninger

Opslåede stillinger

Ansøgningen gemmes indtil stillingen er besat, herefter slettes den i udgangspunktet, med- mindre du ikke er en af dem, der fik jobbet og der er belæg for at gemme ansøgningen. Med ”belæg for at gemme” menes, at vi skønner mulighed for, at en relevant stilling vil blive ledig indenfor overskuelig fremtid. En ansøgning gemmes dog aldrig mere end et år.

Såfremt du som ansøger ikke ønsker at vi gemmer din ansøgning, kan du altid bede os om at slette den og vi vil derpå gøre dette.

Uopfordrede ansøgninger

Ansøgninger gemmes i max. et år for det tilfældes skyld, at der måtte opstå en ledig stilling. – Dette ikke kun af hensyn til vores interesse i rekruttering af relevant personale, men i lige så høj grad af hensyn til din interesse i at få job.

Såfremt du ikke ønsker at vi gemmer din ansøgning i et år, kan du dog altid bede os om at slette den før.

Vedrørende følsomme oplysninger

Vi behandler ikke følsomme oplysninger (oplysninger om helbredsforhold, strafbare forhold, fagforeningsmæssige tilhørsforhold etc.) medmindre det er nødvendiggjort efter funktionær- loven og/eller syge-/dagpengelovgivningen og/eller af hensyn til at fastlægge om Turbine For- laget/medarbejderen har et retskrav.

Sletning

Omkring sletning af jobansøgninger henvises til det ovenfor skrevne omkring jobansøgninger.

I forhold til ansatte gælder det, at alle oplysninger om den enkelte medarbejder (den enkeltes “personalemappe”) slettes 5 år efter ansættelsesforholdets ophør. Begrundelsen for at lagre oplysningerne i nævnte periode efter ansættelsesforholdets ophør er, at vi efter bogførings- lovgivningen har en pligt til at kunne dokumentere baggrunden for vore transaktioner vedr. løn i 5 år efter det pågældende regnskabsårs udløb.

Udveksling med 3. mand

Medarbejderoplysninger udveksles ikke med 3. mand, med undtagelse af følgende:

Vi gør brug af en leverandør af et lønstyringssystem i forbindelse med vores lønstyring. Vi forbeholder os endvidere at gøre brug af en ekstern bogholder ift. lønudbetalinger.

Vores IT-systemer, inkl. økonomisystem og lagringsmedier, er hostet af en ekstern hosting- leverandør og derved overføres dine data i et vist omfang til hosting-leverandøren. Hostingen foregår i et Microsoft Azure miljø, dvs. data vil ikke blive overført til datacentre udenfor EU / EØS.

Vi udveksler i forbindelse med lønudbetalinger dit cpr. nr. med SKAT, evt. pensionsselskab (hvis ansættelsesforholdet er aftalt omfattet af en pensionsordning) og Feriekonto.

Retsgrundlag

Turbine Forlagets retsgrundlag for behandling af personoplysningerne er persondataforordnin- gens artikel 6., 1. litra b, c og f, samt artikel 9, 2., b og databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 3.

Dine rettigheder

Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, vi behandler om dig m.v. jfr. nærmere personda- taforordningens artikel 15.

Du har ret til at få urigtige oplysninger vi har om dig slettet, jfr. nærmere persondataforord- ningens artikel 16.

Du har ret til at få slettet dine oplysninger hos os jfr. persondataforordningens artikel 17, i det omfang vi ikke er berettiget til længere at ligge inde med dem.

Du har ret til at få begrænset vores behandling af oplysninger om dig jfr. nærmere personda- taforordningens artikel 18.

Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysnin- ger jfr. persondataforordningens artikel 21.

Vi anvender ikke automatiske afgørelser, herunder profilering, som led i vores rekruttering af medarbejdere.

Du har ret til at klage til Datatilsynet over vores behandling af personoplysninger. Se datatilsynet.dk.